Mentor nie z tej ziemi - czyli mentoring na odległość
„Ten projekt był najlepszą rzeczą, jaka mogła się przydarzyć naszej organizacji.” Tak brzmiał komunikat przekazany przez jednego z mentorów zeszłorocznej edycji projektu mentoringowego prowadzonego przez nas dla jednego z większych banków w naszym kraju.
W tym roku nasza rzeczywistość uległa zmianie i wciąż próbujemy się do niej przyzwyczaić. Jedno jest pewne, nowe znaczenie słowa „normalność” w życiu i pracy, niesie ze sobą utrzymywanie fizycznego dystansu.
Co możemy zrobić, żeby w nadchodzącej edycji mentorzy i mentee doświadczyli podobnej wyjątkowości programu?
Mentoring to proces wspierania mentee w rozwoju, gdzie ogromną rolę gra regularny kontakt, poddawane codziennych doświadczeń refleksji oraz możliwość korzystania przez mentee z fachowego „know-how” i doświadczenia mentora, które wykraczają poza podręczniki, instruktaże i standardowe e-learningi. Kluczowa w tym procesie jest relacja i poczucie bezpieczeństwa, które z kolei pozwalają mentee odważnie formułować cele i podejmować nowe wyzwania.
Czy jest to możliwe w oparciu o narzędzia, które wykorzystujemy w pracy zdalnej – komunikatory internetowe, platformy wymiany plików, telefon?
Nasza odpowiedź jest prosta – tak, jednak pod pewnymi warunkami. W związku z tym mamy dla Ciebie kilka sugestii, które pozwolą zminimalizować ograniczenia i zagrożenia, jakie niesie ta specyficzna forma kontaktu.
Kiedy tylko to możliwe wykorzystuj stabilne połączenie video. Warto pamiętać, o tym jak ważny w budowaniu każdej relacji, także i tej na gruncie zawodowym jest kontakt wzrokowy, komunikowanie emocji i spontaniczna, niezakłócona interakcja. Jeśli rozmowa wideo nie wchodzi w grę, rozmowa telefoniczna jest również lepsza niż brak spotkania.
Zaplanujcie spotkania z wyprzedzeniem. Jeśli z jakiegoś powodu czas waszego spotkania okazuje się niedogodny, postarajcie się być elastyczni i znajdźcie nowy termin jeszcze w tym samym tygodniu.
Znajdźcie czas, w którym każdy z Was będzie w dogodnym otoczeniu. Upewnijcie się, że jest to środowisko i czas, w którym można wygodnie i bez zakłóceń korzystać z połączenia wideo.
Bądźcie skoncentrowani podczas spotkania. Skupienie się na podopiecznym w trakcie rozmowy wideo przez cały czas nie jest łatwe. Siedzenie przed komputerem powoduje, że wielu z nas wędruje myślami równolegle do innych zadań. Traktuj to tak, jakby to była rozmowa z kluczowym klientem.
Pomocne jest wcześniejsze uzgodnienie tematów za pomocą poczty elektronicznej. Pozwala to zarówno Tobie jak i Twojemu podopiecznemu przygotować się i doczytać z wyprzedzeniem ważne kwestie.
E-mail od podopiecznego przedstawiający jego przemyślenia na sesję przed jej rozpoczęciem może również pomóc w przygotowaniu się was obojga i pozwolić wam zagłębić się bardziej szczegółowo w temat.
Ważne jest utrzymanie dynamiki. Upewnij się, że masz spotkanie co najmniej raz na dwa tygodnie.
Bądź bardziej dostępny niż dotychczas. W okolicznościach, gdy naturalne interakcje są ograniczone wychodzenie z inicjatywą kontaktu powinno być częstsze. Krótki e-mail z pytaniem: „Jak Twój tydzień?”, może pomóc Twojemu mentee w mobilizacji i otwarciu na kolejnej sesji.
Mentoring na odległość daje dużą oszczędność czasu, pozwala na większą elastyczność i spontaniczność w kontakcie. Przy odpowiedniej dbałości o proces, jakość spotkań i solidne przygotowanie, możliwe jest zbudowanie bliskiej, profesjonalnej relacji, która będzie katalizatorem rozwoju dla mentee i da Wam samym dużo satysfakcji.
Tego Wam życzymy!
Autorzy: Lesław Czapski i Krzysztof Słaboń oraz cały zespół TurQsowa